Dokumenty transportowe – lista najważniejszych dokumentów przewozowych

Dokumentacja przewozowa w transporcie zawiera niezbędne informacje umożliwiające dostarczenie ładunku w miejsce docelowe. Jest ona niezbędna do prawidłowego zarządzania, sterowania i kontrolowania procesu transportu. Dokumenty w transporcie różnią się od siebie w zależności od rodzaju wybranego transportu. Jakie są najważniejsze dokumenty transportowe i za co odpowiadają?

Do czego potrzebne są dokumenty przewozowe?

Dokumenty przewozowe pozwalają bezpiecznie i terminowo realizować zlecenia transportowe. Brak odpowiednich formularzy mógłby skutkować opóźnieniami w dostawie, zablokowaniem towarów lub uniemożliwieniem dostarczenia ładunku. Zadbanie o formalności stanowi gwarancję bezproblemowego przewiezienia przesyłki do portu docelowego.

Najważniejsze dokumenty transportowe i spedycyjne

Pełna lista dokumentów przewozowych jest bardzo obszerna. Wyróżniamy dokumenty dotyczące transportu krajowego i zagranicznego, a także dzielimy je w zależności od zastosowanego środka transportu na dokumenty przewozowe w transporcie drogowym, morskim, lotniczym i kolejowym. Może również istnieć konieczność wypełnienia dodatkowych formularzy dotyczących specyfikacji przewożonego ładunku.

Podstawowe rodzaje dokumentów w transporcie

Niezależnie od wybranego środka przewozu, wyróżniamy trzy podstawowe dokumenty transportowe, bez których cały proces nie mógłby mieć miejsca. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na specjalne pisma umożliwiające realizację przewozów międzynarodowych. Jakie to dokumenty?

Faktury handlowe

Faktura handlowa to dokument wystawiany przez sprzedającego i dotyczy towarów wysyłanych do osoby kupującej. Dane na fakturze powinny zawierać między innymi: datę wystawienia, dane nadawcy i odbiorcy oraz rodzaj i ilość towaru. Przy transporcie międzynarodowym może również zaistnieć konieczność określenia kraju pochodzenia czy warunków dostawy. Faktury handlowe są niezbędne do zgłoszenia towaru do odprawy celnej i wyliczenia ciążących na towarze należności celno-podatkowych.

Packing list

Lista ładunkowa jest dokumentem przewozowym sporządzanym przez sprzedającego i zawiera spis wszystkich przesyłek załadowanych na dany środek transportu. Specyfikacja towarów określa między innymi:

• numer i datę wystawienia,
• wagę jednostkową oraz łączną ładunku (brutto i netto),
• dane nadawcy i odbiorcy,
• informację o numerze faktury handlowej,
• warunki dostawy,
• ilość towarów i opakowań (jednostkowo i łącznie), a także rodzaje opakowań,
• objętość ładunku.

Lista ładunkowa umożliwia weryfikację prawidłowości zamówienia ze stanem rzeczywistym ładunku i jest niezbędna do realizacji odprawy celnej.

List przewozowy

List przewozowy jest potwierdzeniem zawarcia umowy przewozu. Dokument zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy i przewoźniku, a także określa parametry ładunku (masę, liczbę sztuk, sposób opakowania i oznaczenia przesyłki) oraz szczegóły przewozu. Może również stanowić podstawę do wydania ładunku w porcie przeznaczenia.

Dokumenty dla transportu międzynarodowego

Do prawidłowej realizacji transportu międzynarodowego potrzebne są również dodatkowe dokumenty pozwalające spełnić wszelkie formalności dotyczące procedur celnych. Takimi formularzami są między innymi:

• SAD – Jednolity Dokument Administracyjny to formularz, na którym dokonuje się zgłoszenia celnego na przykład w procedurze wywozu, dopuszczenia do obrotu czy tranzytu;
• EUR 1 – świadectwo przewozowe będące potwierdzeniem pochodzenia towaru;
• T2L – dokument przewozowy potwierdzający, że dane towary posiadają unijny status celny i nie podlegają dozorowi celnemu na obszarze Unii Europejskiej;
• ISF 10+2 – dokument zawierający informacje o towarach przywożonych do Stanów Zjednoczonych drogą morską.

Dokumenty przewozowe w transporcie samochodowym

Transport drogowy dotyczy zarówno krajowego, jak i międzynarodowego przewozu ładunków. W każdym przypadku należy posiadać dokumentację określającą dane przesyłki, informujące o stanie pojazdu, a także potwierdzające uprawnienia kierowcy. Dokumenty niezbędne do realizacji drogowego transportu międzynarodowego to przede wszystkim:

• karnet TIR – międzynarodowy karnet celny umożliwiający przewóz zaplombowanych przez władze celne przesyłek. Dokument pozwala uprościć i skrócić procedury celne na przejściach granicznych. Jest ważny tylko na jeden przejazd. Obecnie w praktyce przewozowej jest stosowany w dostawach do krajów, które nie należą do Unii Europejskiej;
• karnet ATA – międzynarodowy karnet celny pozwalający uprościć procedury celne przy przewożeniu towarów na teren państw zrzeszonych w ATA. Jest ważny przez określony czas. Odgrywa istotną rolę między innymi w obsłudze wystaw i targów międzynarodowych;
• zezwolenie EKMT – zezwolenie na nieograniczoną liczbę przewozów pomiędzy państwami będącymi członkami EKMT.

Dokumenty przewozowe w transporcie morskim

Najważniejszym dokumentem w transporcie morskim jest konosament. Stanowi on odpowiednik listu przewozowego. Potwierdza przyjęcie ładunku do przewozu, stwierdza zawarcie umowy o przewóz i uprawnia do dysponowania ładunkiem. Innymi dokumentami występującymi w transporcie morskim są:

• czarter lub nota bukingowa,
• kwit sternika,
• kwit dokowe,
• list przewozowy.

Dokumenty przewozowe w transporcie lotniczym

Dokumentem niezbędnym do transportu samolotem jest lotniczy list przewozowy. Stanowi on dowód zawarcia umowy przewozu i zawiera najważniejsze informacje dla przewoźnika oraz służb lotniczych i celnych.