Jak wygląda współpraca z agencją celną krok po kroku?

Import towarów spoza Unii Europejskiej wiąże się z wieloma formalnościami, które dla wielu przedsiębiorców bywają zawiłe i czasochłonne. Właśnie dlatego tak ważna jest współpraca z profesjonalną agencją celną. Dzięki jej wsparciu możliwe jest szybkie i zgodne z przepisami przeprowadzenie odprawy celnej. W tym artykule opisujemy, jak wygląda taka współpraca – krok po kroku.

Czym zajmuje się agencja celna?

Agencja celna działa jako przedstawiciel przedsiębiorcy w kontaktach z administracją celną. Jej zadaniem jest:

• przygotowanie i złożenie zgłoszeń celnych,
• kompletacja i weryfikacja dokumentów,
• reprezentowanie klienta przed organami celnymi,
• nadzór nad odprawą i kontrolami celnymi.

Usługi celne świadczone przez doświadczone agencje zapewniają zgodność operacji z przepisami i regulacjami Unii Europejskiej.

Pierwszy krok – nawiązanie współpracy

Podstawowym dokumentem umożliwiającym rozpoczęcie współpracy jest dostarczenie przedstawicielowi celnemu upoważnienia. Upoważnienie reguluje kwestie zakresu działalności agencji celnej w imieniu klienta.

Na postawie posiadanego upoważnienia Agencja celna wystąpi z wnioskiem o nadanie numeru EORI. Numer ten musi posiadać każdy podmiot:

• mający bezpośredni lub pośredni kontakt ze służbami celnymi krajów UE,
• dokonujący wymiany towarowej z zagranicą w imporcie z krajów trzecich,
• dokonujący wywozu towarów poza kraje Unii Europejskiej.

Po numerze EORI służby celne i celno-podatkowe identyfikują podmiot i sposób realizacji przez niego obowiązków oraz innych zagadnień związanych z prawem celno-podatkowym.

Wybór agencji – na co zwrócić uwagę?

Warto wybrać agencję celną, która:

• posiada status AEO (Authorized Economic Operator) uprawniający do uproszczeń i ułatwień przy odprawach celnych, uznawany na terenie całej UE,
• oferuje dostęp do miejsc uznanych, magazynów czasowego składowania,
• umożliwia korzystanie z zabezpieczeń celno-podatkowych,
• posiada doświadczenie w obsłudze towarów z danej branży,
• świadczy usługi kompleksowo – od zgłoszenia po archiwizację dokumentacji.

Proces odprawy celnej

Odprawa celna towarów to ważny element w międzynarodowym obrocie towarowym. Wymaga on precyzyjnego przygotowania i znajomości obowiązujących przepisów. Każdy etap procesu ma znaczenie dla sprawnego przeprowadzenia zgłoszenia celnego oraz uniknięcia opóźnień i dodatkowych kosztów, które mogły by powstać po przekroczeniu przez towar granicy Unii Europejskiej.

Przygotowanie do odprawy celnej

Do przygotowania zgłoszenia celnego, konieczne jest zebranie niezbędnych dokumentów:

• faktura handlowa (z dokładnym opisem towaru, najlepiej przetłumaczona na język polski),
• packing list (specyfikacja zawartości przesyłki),
• list przewozowy (np. CMR, AWB, B/L),
• certyfikat pochodzenia towaru (jeśli wymagany),
• ewentualne deklaracje zgodności z dyrektywami UE (np. deklaracja zgodności CE).

Podstawowym dokumentem jest faktura handlowa, która powinna posiadać wszystkie elementy niezbędne do obliczenia należności celno-podatkowych. Faktura powinna być przetłumaczona na język polski z dokładnym opisem towaru, który podlega odprawie celnej . To na podstawie faktury i ewentualnych kosztów dodatkowych wyliczane są należności celno-podatkowe ciążące na towarze.

Agencja celna dokonuje weryfikacji kompletności i poprawności wszystkich dokumentów – zarówno pod kątem formalnym, jak i zgodności z przepisami celnymi.

Współpraca z instytucjami kontrolnymi

W zależności od rodzaju towaru, do odprawy mogą być wymagane dodatkowe kontrole, np.: SANEPID, WIJHARS, WIORIN i Granicznego Lekarza Weterynarii. Wyniki czynności kontrolnych i mogą być niezbędne dla wprowadzenia towaru z krajów trzecich na obszar celny UE. Tylko pozytywne opinie tych służb, wyrażone w postaci odpowiednich dokumentów, pozwalają na skorzystanie przez towar z procedury dopuszczenia do obrotu w imporcie. Błędne dane mogą doprowadzić do zakłóceń już na tym etapie realizowania zlecenia przez agencję celną. Wszystkie działania kontrolne odbywają się wyłącznie w miejscach zatwierdzonych przez Urząd Celny (np. graniczny punkt kontroli, miejsce uznane, magazyn czasowego składowania).

Zgłoszenie celne – forma elektroniczna

Zgłoszenie celne składane jest drogą elektroniczną przez system AIS/IMPORT za pośrednictwem portalu PUESC. W zgłoszeniu wskazuje się:

• miejsce przedstawienia towaru,
• kod procedury celnej,
• dane towaru (kod taryfy celnej, wartość, pochodzenie),
• załączniki i referencje do dokumentów.

Urząd celny może na tym etapie:

• zweryfikować dokumenty,
• zlecić skanowanie ładunku,
• przeprowadzić fizyczną kontrolę towaru (tzw. rewizję celną).

Importer (lub agencja działająca w jego imieniu) ma obowiązek przygotować towar do kontroli i zapewnić jego dostępność.

Decyzja celna i zwolnienie towaru

Po pozytywnej weryfikacji urząd celny:

• zatwierdza zgłoszenie,
• nalicza należności celno-podatkowe (cło, VAT, akcyza),
• wydaje komunikat o powstaniu długu celnego,
• zwalnia towar do procedury celnej – np. procedury dopuszczenia do obrotu.

Opłacenie lub zabezpieczenie należności celno-podatkowych pozwala na fizyczne wydanie towaru odbiorcy i jego dalszy transport.

Po odprawie – dokumentacja i obowiązki

Po zakończeniu odprawy agencja celna przekazuje importerowi elektroniczne dokumenty:

• potwierdzenie zgłoszenia celnego (tzw. komunikaty AIS),
• dokumenty z urzędu celnego (np. potwierdzenie dopuszczenia do obrotu),
• rozliczenia należności celnych i podatkowych.

Wszystkie te pliki powinny być przechowywane przez firmę przez okres wymagany przepisami prawa – zazwyczaj minimum 5 lat.

Usługi agencji celnej – elastyczność i bezpieczeństwo

Agencje celne oferują szeroki zakres usług, w tym:

• obsługę zgłoszeń w różnych procedurach (import, eksport, tranzyt, skład celny),
• pomoc w przygotowaniu dokumentów,
• doradztwo w zakresie klasyfikacji taryfowej i pochodzenia towaru,
• reprezentację w trakcie kontroli celnych,
• możliwość korzystania z własnych zabezpieczeń w systemie gwarancji.

Doświadczona agencja czuwa nad poprawnością całej odprawy i zapewnia przedsiębiorcy bezpieczeństwo operacyjne i podatkowe.

Współpraca z agencją celną to nie tylko odciążenie przedsiębiorcy z obowiązków formalnych, ale także gwarancja prawidłowego przebiegu całej procedury importowej. Od rejestracji EORI, przez kompletację dokumentów, aż po przekazanie finalnych potwierdzeń – agencja celna wspiera klienta na każdym etapie. Warto postawić na partnera z doświadczeniem i odpowiednimi uprawnieniami, który zagwarantuje zgodność działań z przepisami Unii Europejskiej.