Jak unikać błędów przy odprawie celnej? Porady dla importerów.

Odprawa celna to jeden z najistotniejszych etapów w procesie importu towarów, wymagający nie tylko precyzji i znajomości obowiązujących przepisów, ale także odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego. Warto pamiętać, że nawet drobne błędy lub zaniedbania mogą prowadzić do poważnych konsekwencji – od opóźnień w dostawie, przez zatrzymanie towarów na granicy, aż po sankcje finansowe nałożone przez służby celno-skarbowe. Jak zatem wygląda odprawa celna i jak unikać błędów podczas jej procesowania?

 Najważniejsze informacje:

• koszt odprawy celnej zależy od rodzaju towaru, zawartość paczki liczby kodów taryfowych CN/TARIC;
• odprawa celna zakończona jest gdy dojdzie do: przyjęcia zgłoszenia celnego, zakończenia kontroli, obliczenia należności, a następnie pobrania należności celno-podatkowych i zwolnienia towaru do wnioskowanej procedury celnej;
• przedsiębiorca może podlega karze gdy np.: wprowadzi w błąd organy celno-skarbowe, dokona niewłaściwej taryfikacji towaru (poda błędny kod taryfy celnej (CN/TARIC)), dojdzie do próby zaniżenia lub ominięcia opłat (cła, podatku VAT, akcyzy) lub nastąpi przewóz towarów objętych zakazami/ograniczeniami bez pozwolenia;
• czas odprawy oscyluje od kilku godzin do nawet kilku tygodni.

Wprowadzenie do procedur celnych

Znajomość procedur celnych w danym kraju jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność w obszarze handlu międzynarodowego. Mowa tu przede wszystkim o umiejętności poprawnego sporządzenia i składania wymaganych dokumentów.

Warto również pamiętać, że procedury celne nie są jednolite na całym świecie – tj. różnią się w zależności od kraju importu, rodzaju towarów, ich wartości oraz przeznaczenia. Dlatego niezbędne jest śledzenie aktualnych regulacji prawnych oraz współpraca z doświadczonymi agencjami celnymi lub spedytorami, którzy mogą pomóc w dopasowaniu działań do wymogów lokalnych służb celnych.

Rodzaje procedur celnych

W zależności od charakteru operacji handlowej, rodzaju towarów oraz celu ich przemieszczania, przedsiębiorcy mogą skorzystać z różnych rodzajów procedur celnych. Do najczęściej stosowanych należą: procedura zwykła, procedura uproszczona oraz procedura czasowa.

• Procedura zwykła jest standardową formą odprawy celnej, wymagającą pełnego zakresu danych, dokumentacji i kontroli ze strony organów celnych.
• Procedura uproszczona pozwala na szybszą odprawę – często przy wykorzystaniu deklaracji niepełnych, co znacznie skraca czas obsługi logistycznej.
• Procedura czasowa stosowana jest natomiast w przypadku towarów wywożonych czasowo, np. na targi, z zamiarem ich ponownego wywozu bez zmiany stanu technicznego.

Odprawa celna może mieć również charakter importowy lub eksportowy, w zależności od kierunku przemieszczania towarów – co determinuje zarówno zakres dokumentacji, jak i obowiązki podatkowe.

Dokumenty niezbędne do odprawy celnej importowej

Do podstawowych dokumentów wymaganych przy zgłoszeniu celnym należą:

• deklaracja celna (dane niezbędne do objęcia towaru konkretną procedurą celną),
• faktura handlowa (zawierająca dane sprzedawcy i kupującego, opis i ilość towaru, warunek dostawy wg INCOTERMS, ceną jednostkową towaru oraz wartość łączną towaru),
• dokumenty przewozowe (np. list przewozowy CMR, AWB, B/L),
• specyfikacja towaru (packing list),

a także – w zależności od rodzaju i pochodzenia towarów:

• świadectwo pochodzenia (Certificate of Origin), świadectwa zgodności, licencje, pozwolenia, świadectwa sanitarne lub fitosanitarne.

W przypadku towarów objętych ograniczeniami lub nadzorem – wymagane mogą być również dodatkowe zaświadczenia instytucji krajowych lub unijnych.

Dokumenty te muszą być spójne i kompletne, aktualne oraz wypełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami celnymi i podatkowymi, zapisanymi w Unijnym Kodeksie Celnym (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013), jak również w aktach wykonawczych.

W celu zminimalizowania ryzyka błędów i przyspieszenia procedur rekomendowane jest korzystanie z elektronicznego systemu AIS (Automatyczny System Importu) umożliwiającego przygotowanie zgłoszenia celnego i jego wysłanie do systemu informatycznego polskiej Służby Celno-Skarbowej .

Jak przebiega odprawa celna importowa?

Jak w uproszczeniu przebiega odprawa celna importowanych towarów?

1. 1. Złożenie zgłoszenia celnego przez importera lub upoważnionego przedstawiciela (najczęściej agencję celną). Zgłoszenie może być składane elektronicznie za pośrednictwem systemów. W zgłoszeniu należy określić m.in. dane dotyczące nadawcy i odbiorcy, szczegółową klasyfikację towaru (kod CN/TARIC), jego wartość, pochodzenie oraz właściwą procedurę celną.
   2. Organy celne mogą przeprowadzić kontrolę dokumentów, kontrolę fizyczną towaru, lub zlecić pobranie próbek do analizy – szczególnie w przypadku podejrzeń dotyczących zgodności deklaracji. Jeśli wszystko przebiega prawidłowo, urząd celny dokonuje oceny należności celno‑podatkowych (cło, VAT importowy, akcyza – jeśli dotyczy) przesyłając odpowiednie komunikaty informatyczne do zgłaszającego lub osoby działającej w jego imieniu i na jego rzecz.
   3. Po ich opłaceniu następuje zwolnienie towaru do obrotu lub dalszej procedury — po spełnieniu formalności urząd celny pozwala towarowi opuścić granicę celną lub wejść do obrotu w kraju.

Skorzystanie z usług kompetentnej agencji celnej lub spedytora, który świadczy również usługi agencji celnej znacznie usprawnia cały proces, redukując ryzyko błędów, opóźnień oraz dodatkowych kosztów związanych z niewłaściwą odprawą. Profesjonalne wsparcie jest szczególnie wartościowe przy handlu z krajami pozaunijnymi, w tym w odprawach skomplikowanych, towarach specjalnych.

Czas trwania procesu objęcia towaru wskazaną procedurą celną może się znacznie różnić w zależności od kilku czynników – przede wszystkim rodzaju towaru, wybranej procedury celnej, a także kompletności, poprawności i spójności dokumentacji. W przypadku towarów o niskim stopniu skomplikowania procedura odprawy może zakończyć się w ciągu kilku godzin. Jednak przy bardziej złożonych przypadkach – np. towarach wymagających specjalnych zezwoleń, kontroli fitosanitarnych, weterynaryjnych lub technicznych – proces ten może wydłużyć się do kilku dni, a nawet tygodni w przypadkach braku zgodności pomiędzy dokumentacją a towarem. Prosimy pamiętać, że aby poprawnie przygotować zgłoszenie towaru do procedury celnej, agencja celna działająca w Państwa imieniu musi mieć czas na zapoznanie się z dokumentacją, jej sprawdzenie, przygotowanie deklaracji celnej i przesłanie jej do systemów informatycznych Służby Celno-Skarbowej.

Urząd celny i jego rola w odprawach celnych

Urząd celny pełni kluczową rolę w procesie odprawy celnej, tj. jest organem odpowiedzialnym za nadzór nad legalnym obrotem towarowym z krajami spoza Unii Europejskiej, a także za pobór należności celno-podatkowych – w tym cła, VAT-u importowego i akcyzy.

Do jego zadań należy m.in.:

• kontrola dokumentów i fizyczna kontrola towarów, mająca na celu zapobieganie oszustwom, przemytowi, nielegalnemu wprowadzaniu towarów niezgodnych z normami UE,
• ochrona zdrowia i bezpieczeństwa obywateli oraz środowiska,
• działalność informacyjna i doradcza (np. przedsiębiorcy mogą zwrócić się do odpowiednich jednostek Krajowej Administracji Skarbowej z zapytaniem o interpretację przepisów).

Ponadto przedsiębiorcy realizujący obrót towarowy z zagranicą powinni być przygotowani na konieczność przedstawienia dokumentów, udzielania wyjaśnień na żądanie organu celnego, a w razie potrzeby także na dodatkowe kontrole lub decyzje wymagające uzupełnienia zgłoszenia.

Konsekwencje naruszenia przepisów

Naruszenie przepisów celnych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i operacyjnych. Do najczęstszych sankcji należą: kary grzywny, zajęcie lub zatrzymanie towarów, naliczenie dodatkowych należności celnych i podatkowych, a w niektórych przypadkach nawet odpowiedzialność karna skarbowa – w myśl przepisów Kodeksu karnego skarbowego (Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930, z późn. zm.).

Sprawdź również: Jak wygląda współpraca z agencją celną krok po kroku?