Agencja celna i jej wsparcie: top 5 najczęstszych wyzwań przy odprawie celnej

Odprawa celna to kluczowy etap w międzynarodowym obrocie towarowym, który może znacząco wpływać na czas realizacji zamówień i koszty logistyczne. Dla przedsiębiorstw, szczególnie tych dopiero rozpoczynających handel zagraniczny, proces ten może wydawać się skomplikowany i pełen pułapek. Dlatego też nieocenione są agencje celne, które pełnią rolę wsparcia – tj. pomagają w przygotowaniu dokumentacji, interpretacji przepisów oraz sprawnym przeprowadzeniu całej odprawy. Wybór odpowiedniej firmy nabiera zatem nowego znaczenia, ponieważ to od niej zależy sprawne pokonanie wyzwań, takich jak opóźnienia w procesie czy wzrost kosztów.

Odprawy celne na terenie Unii Europejskiej

Odprawa celna to procedura, w ramach której organy celne kontrolują towary wwożone lub wywożone m.in. z obszaru celnego Unii Europejskiej. Jej celem jest zapewnienie zgodności z przepisami prawa celnego, podatkowego, sanitarnego i bezpieczeństwa.

W praktyce oznacza to:

• zgłoszenie celne – tj. towaru do odpowiedniej procedury celnej,
• weryfikację dokumentów i tożsamości towaru,
• ewentualne naliczenie należności celno-podatkowych (cło, VAT, akcyza),
• dopuszczenie towaru do obrotu lub wywozu.

Procedury wywozu i odprawy celnej eksportowej

Podstawowym dokumentem w procesie wywozu towarów jest zgłoszenie celne, które zawiera wszystkie niezbędne informacje o przesyłce, w tym prawidłową klasyfikację taryfową. Prawidłowe przygotowanie zgłoszenia jest bowiem kluczowe, ponieważ od niego zależy m.in. ustalenie wartości towaru i spełnienie wymogów formalnych.
Odprawa eksportowa towaru następuje w formie pisemnej lub z wykorzystaniem elektronicznego przetwarzania danych.
Odprawa celna eksportowa może być przeprowadzona przez wyspecjalizowaną agencję celną, która wspiera przedsiębiorców w wypełnianiu dokumentacji i weryfikacji poprawności zgłoszeń. Proces ten obejmuje również ustalenie statusu towaru jako mającego status unijnego, co jest niezbędne do uniknięcia nieprawidłowych opłat celnych lub podatkowych.

Procedury eksportowe regulują:

• Unijny Kodeks Celny (UKC) – Rozporządzenie (UE) nr 952/2013,
• Rozporządzenia wykonawcze i delegowane do UKC,
• przepisy krajowe państw członkowskich dotyczące obsługi zgłoszeń w systemach elektronicznych (np. w Polsce – AIS/EXPORT).

Masz pytanie? Skontaktuj się! +48 58 627 48 53

wyślij zapytanie

Etapy odprawy celnej eksportowej

1. Przygotowanie towaru do eksportu. Sprawdzenie, czy towar nadaje się do eksportu pod względem prawnym (brak ograniczeń, embargo, licencji eksportowych). Przygotowanie fizyczne: pakowanie, oznakowanie, zabezpieczenie transportu.
2. Sporządzenie dokumentacji eksportowej

• Faktura handlowa (Commercial Invoice) – zawiera szczegóły transakcji i wartość towaru.
• Lista pakowa (Packing List) – opisuje zawartość przesyłki, wymiary i wagę.
• Dokumenty przewozowe – np. konosament (Bill of Lading) lub list przewozowy CMR.
• Świadectwa i licencje – np. świadectwo pochodzenia, fitosanitarne, licencja eksportowa.

3. Deklaracja celna eksportowa. Złożenie elektronicznej deklaracji eksportowej w systemie celnym (np. w Polsce – PUESC). Określenie kodu taryfy celnej, wartości towaru, kraju przeznaczenia i rodzaju transportu.
4. Kontrola i weryfikacja przez urząd celny. Urząd celny może sprawdzić dokumenty i wykonać kontrolę fizyczną towaru. Eksport dotyczy wywozu towarów poza obszar celny Unii Europejskiej. W przypadku dostaw wewnątrz UE (WDT) obowiązują odrębne procedury podatkowe.
5. Zatwierdzenie i wydanie pozwolenia na wywóz. Po sprawdzeniu dokumentów i towaru urząd celny wydaje potwierdzenie eksportu (np. EX1 w UE). Towar może być przekazany przewoźnikowi do transportu międzynarodowego.
6. Transport towaru. Towar jest przewożony do granicy lub portu, gdzie może podlegać dodatkowej kontroli. Przewoźnik może wymagać kopii dokumentów celnych do okazania w kraju docelowym.

Wyzwania przy odprawie celnej

1. Złożoność przepisów celnych Unii Europejskiej
Odprawa celna jest procesem ściśle regulowanym prawnie, a przepisy różnią się w zależności od kraju i rodzaju towaru. Każdy kraj posiada własne regulacje dotyczące importu i eksportu, obejmujące m.in.:

• Taryfy celne i klasyfikacje towarów – precyzyjne przypisanie kodu taryfy celnej jest niezbędne do określenia należności celnych i podatków. Niewłaściwa klasyfikacja może prowadzić do opóźnień, korekt deklaracji lub kar finansowych.
• Przepisy zdrowotne, fitosanitarne i bezpieczeństwa – wiele kategorii towarów (żywność, produkty chemiczne, leki, wyroby medyczne) podlega szczegółowym wymogom kontroli jakości, bezpieczeństwa lub pochodzenia.
• Licencje i zezwolenia eksportowe/importowe – niektóre towary wymagają uzyskania specjalnych zezwoleń przed dokonaniem eksportu lub importu, np. towary wrażliwe, broń, towary strategiczne.
• Zmienność przepisów – regulacje celne mogą ulegać częstym zmianom w związku z polityką handlową, wprowadzeniem sankcji, taryf antydumpingowych czy nowych regulacji sanitarnych.

2. Dokumentacja i formalności
Proces odprawy celnej wymaga przygotowania i prawidłowego wypełnienia obszernej dokumentacji, która stanowi podstawę legalnego obrotu towarowego. Do kluczowych dokumentów należą:

• Deklaracje celne – stanowią oficjalne zgłoszenie towaru do organów celnych. Muszą zawierać szczegółowe informacje dotyczące rodzaju towaru, jego ilości, wartości, kraju pochodzenia oraz klasyfikacji taryfowej. Błędy w deklaracjach mogą skutkować opóźnieniami, sankcjami finansowymi lub dodatkowymi kontrolami.
• Faktury handlowe (Commercial Invoice) – dokumentują warunki transakcji handlowej, w tym cenę, warunki dostawy (Incoterms), dane sprzedawcy i nabywcy. Precyzyjne wypełnienie faktury jest niezbędne do prawidłowego ustalenia należności celnych i podatków.
• Listy przewozowe (Transport/Waybills) – dokumenty przewozowe potwierdzają zawarcie umowy transportowej i umożliwiają śledzenie przesyłki. Mogą mieć formę listu przewozowego CMR, konosamentu morskiego lub listu przewozowego lotniczego (AWB).
• Świadectwa pochodzenia i inne certyfikaty – niektóre towary wymagają dodatkowych dokumentów, takich jak świadectwo pochodzenia, certyfikat fitosanitarny lub eksportowy. Prawidłowe wystawienie tych dokumentów umożliwia korzystanie z preferencyjnych stawek celnych i zapewnia zgodność z przepisami kraju importera.

3. Kontrole i inspekcje towarów
W ramach procedur celnych towary mogą podlegać fizycznej kontroli lub inspekcji dokumentów w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, bezpieczeństwa oraz standardami jakości. Kontrole te obejmują między innymi:

• Weryfikację zgodności z deklaracją celną – służby celne sprawdzają, czy rodzaj, ilość i wartość towaru odpowiadają danym zawartym w dokumentacji. Nieprawidłowości mogą skutkować koniecznością korekty deklaracji lub dodatkowymi procedurami wyjaśniającymi.
• Kontrole bezpieczeństwa i jakości – obejmują sprawdzenie, czy towary spełniają wymogi bezpieczeństwa użytkowania, normy techniczne, certyfikaty jakościowe oraz przepisy sanitarno-fitosanitarne. Dotyczy to zwłaszcza produktów spożywczych, farmaceutycznych, chemicznych i medycznych.
• Inspekcje fizyczne – w niektórych przypadkach służby celne dokonują otwarcia przesyłki i jej szczegółowej analizy. Takie kontrole mogą wydłużyć czas odprawy i generować dodatkowe koszty magazynowania lub transportu.
• Ryzyko opóźnień i sankcji – niezgodności wykryte podczas kontroli mogą skutkować zatrzymaniem przesyłki, nałożeniem kar finansowych lub koniecznością zwrotu towaru do nadawcy.

4. Klasyfikacja taryfowa i wartość celna

• Klasyfikacja taryfowa – każdy produkt musi zostać przypisany do odpowiedniego kodu taryfy celnej zgodnie z systemem HS (Harmonized System) lub lokalnymi przepisami taryfowymi. Błędne przypisanie kodu może prowadzić do:
  – niewłaściwego naliczenia ceł i podatków,
  – opóźnień w odprawie,
  – ryzyka sankcji finansowych lub kontroli uzupełniającej.
• Wartość celna – deklarowana wartość towaru stanowi podstawę do obliczenia należności celnych i podatków. Wartość ta musi odzwierciedlać faktyczną cenę transakcyjną, obejmującą koszty transportu, ubezpieczenia i inne opłaty związane z dostawą, zgodnie z przepisami celnymi kraju importera.

5. Ryzyko opóźnień i zakłóceń logistycznych
Proces odprawy celnej jest ściśle powiązany z logistyką transportu międzynarodowego, dlatego wszelkie zakłócenia w łańcuchu dostaw mogą znacząco wpłynąć na czas realizacji transakcji oraz koszty przedsiębiorstwa. W praktyce minimalizowanie ryzyka związanego z zakłóceniami wymaga:

• stałego monitorowania przepisów celnych i wymogów krajów docelowych,
• ścisłej współpracy z agentami celnymi i spedytorami,
• stosowania systemów elektronicznych do zarządzania dokumentacją i śledzenia przesyłek,
• tworzenia planów awaryjnych na wypadek zakłóceń logistycznych.

Wnioski

Odprawa celna eksportowa jest procedurą złożoną, wymagającą prawidłowego przygotowania dokumentacji oraz spełnienia obowiązujących wymogów prawnych, a jej realizacja może być wspierana przez agencje celne. Prawidłowo przeprowadzona odprawa pozwala uniknąć opłat celnych, korzystać z czasowego bezcłowego przemieszczania towarów oraz zapewnia uzyskanie urzędowego potwierdzenia wywozu dzięki sprawnej wymianie informacji za pośrednictwem systemów elektronicznych, takich jak PUESC.