Jak odzyskać wartość towaru i uniknąć utylizacji? – rozmowa z praktykiem.
Zatrzymanie towaru przez służby celne nie musi oznaczać jego utylizacji ani kosztownego zwrotu do kraju pochodzenia/wysyłki/eksportu. W wielu przypadkach możliwe jest przeprowadzenie działań naprawczych pod dozorem celnym i wprowadzenie produktu na rynek zgodnie z obowiązującymi przepisami.
O tym, jak w praktyce wygląda procedura naprawcza, kiedy można ją zastosować i jakie korzyści przynosi importerom, rozmawiamy z Magdaleną Kowalczuk – spedytorem z wieloletnim doświadczeniem, specjalizującym się w operacyjnej obsłudze procedur naprawczych w Terramar.
Zatrzymanie towaru przez służby celne to dla importera zwykle duży stres i ryzyko strat. Na jakim etapie najczęściej pojawia się informacja o niezgodności i co dzieje się wtedy operacyjnie?
Magdalena: Najczęściej informacja pojawia się na etapie kontroli dokumentów lub fizycznej rewizji towaru, jeszcze przed dopuszczeniem do obrotu. W praktyce oznacza to konieczność szybkiej decyzji – czy towar wraca do kraju pochodzenia/wysyłki/eksportu, podlega utylizacji, czy możemy zastosować procedurę naprawczą. Naszą rolą jest przeanalizowanie niezgodności i zaproponowanie rozwiązania, które pozwoli ograniczyć straty oraz zachować wartość ładunku.
Jakie niezgodności najczęściej kwalifikują się do procedury naprawczej?
Magdalena: Najczęściej są to błędy w oznakowaniu, brak wymaganych informacji na etykietach, uszkodzone opakowania zbiorcze albo rozbieżności w dokumentacji. Nie są to wady samego produktu, lecz kwestie formalne lub logistyczne, które można skorygować pod dozorem celnym.
Jak wygląda proces od strony operacyjnej, kiedy zapada decyzja o objęciu towaru procedurą naprawczą?
Magdalena: Najpierw towar trafia do składu celnego gdzie pozostaje pod dozorem celnym. Przygotowujemy plan działań, uzgadniamy go wewnętrznie, z naszą agencją celną na miejscu, a przede wszystkim z klientem i organem który stwierdził niezgodność oraz Urzędem celnym. Koordynacja pomiędzy wszystkimi uczestnikami łańcucha jest kluczowa aby zadziałać szybko i sprawnie. Następnie realizujemy czynności naprawcze – na przykład przeznakowanie, przepakowanie czy uzupełnienie dokumentacji. Każdy etap jest dokumentowany, a po zakończeniu przeprowadzana jest kontrola organów nadzorujących. Dopiero wtedy towar może zostać dopuszczony do obrotu.
Które elementy procesu są najbardziej krytyczne z punktu widzenia czasu i kosztów?
Magdalena: Kluczowa jest szybka reakcja. Im wcześniej podejmiemy decyzję i obejmiemy towar odpowiednią procedurą, tym mniejsze są koszty magazynowania oraz opłaty armatorskie, takie jak demurrage¹ czy detention². Ważna jest także dobra koordynacja między magazynem, agencją celną i klientem – pozwala to uniknąć przestojów.
Czy możesz opowiedzieć o konkretnym projekcie, w którym działania naprawcze w składzie celnym pozwoliły wprowadzić towar na rynek zamiast go zwracać lub niszczyć?
Magdalena: W ostatnim czasie realizowaliśmy kilka takich projektów. Jednym z bardziej zapamiętanych był tuńczyk składowany w naszym magazynie w Gdyni. Każdą jednostkę towarową należało oznaczyć zgodnie z wymogami UE. Nowa etykieta musiała zakrywać błędne informacje, a jednocześnie pozostawiać widoczne dane prawidłowe. Była to praca jednostkowa, wymagająca kontroli jakości na każdym etapie, ale dzięki temu klient uniknął utylizacji całej partii. No i tak „tuńczyk w wodzie” zmienił się w prawidłowego „tuńczyka w sosie własnym”.
Podobny proces realizowaliśmy w Gdańsku – w przypadku ciepłomierzy brakowało informacji o importerze, które należało uzupełnić na etykietach. Również w Pruszkowie prowadzimy regularnie działania tego typu.
Jak zapewniacie zgodność działań z przepisami, skoro towar pozostaje pod dozorem celnym?
Magdalena: Pracujemy według jasno określonych procedur, które wskazują, jakie czynności można wykonać na towarze pod dozorem celnym. Kluczowa jest współpraca z agencją celną oraz jednostkami kontrolującymi i magazynem, który jest w stanie dokonać odpowiednich czynności naprawczych. W przypadku Terramar proces jest dodatkowo usprawniony, ponieważ dysponujemy zarówno własną agencją celną, jak i własnymi magazynami w Gdyni, Gdańsku i Pruszkowie. To dużo upraszcza.
Czy procedura naprawcza rzeczywiście jest bardziej opłacalna niż zwrot towaru lub jego zniszczenie?
Magdalena: W większości przypadków tak. Koszty działań naprawczych są znacząco niższe niż utylizacja lub transport zwrotny, a dodatkowo klient zachowuje możliwość sprzedaży produktu na rynku UE.
Zatrzymanie towaru to także duże emocje i presja czasu. Jak wygląda komunikacja z klientem w takiej sytuacji i jaką rolę odgrywa firma logistyczna?
Magdalena: To rzeczywiście moment dużej presji – pojawia się ryzyko dodatkowych kosztów, opóźnień i utraty możliwości sprzedaży. Dlatego kluczowa jest szybka i transparentna komunikacja. W pierwszej kolejności przedstawiamy faktyczny status ładunku oraz możliwe scenariusze działania wraz z ich konsekwencjami czasowymi i kosztowymi. Naszą rolą jest przejęcie koordynacji całego procesu. W praktyce emocje szybko ustępują, gdy klient widzi, że istnieje realne rozwiązanie i że proces jest pod kontrolą.
Jakie działania prewencyjne warto podjąć jeszcze przed wysyłką towaru?
Magdalena: Przede wszystkim weryfikację oznakowania, dokumentów i klasyfikacji towaru zgodnie z wymogami rynku docelowego. Warto także skonsultować się z firmą logistyczną już na etapie przygotowania wysyłki – pozwala to uniknąć wielu problemów.
Jaka jest największa wartość dla klienta we współpracy z operatorem, który koordynuje zarówno magazyn, jak i proces celny?
Magdalena: Jedno miejsce decyzyjne i pełna kontrola nad procesem. Klient nie musi sam koordynować kilku podmiotów – łączymy operacje magazynowe, formalności celne i komunikację z dostawcą. To oszczędza czas, redukuje koszty i minimalizuje ryzyko błędów.
Twoja najważniejsza rada dla importerów?
Magdalena: Zatrzymanie towaru to nie koniec procesu. W wielu przypadkach to początek działań, które pozwalają odzyskać jego wartość i wprowadzić go na rynek zgodnie z przepisami. Najważniejsze szybko skontaktować się z kimś kto to Wam ogarnie. Zapraszam!
1) Demurrage – opłata naliczana przez armatora za przetrzymanie kontenera w terminalu ponad ustalony czas (free time).
2) Detention – opłata za przetrzymanie kontenera poza terminalem (np. u klienta lub w magazynie) dłużej niż przewidziano w umowie.
Magdalena Kowalczuk
Od lat związana z branżą TSL, spedytor z wieloletnim doświadczeniem w organizacji transportu międzynarodowego i koordynacji procesów celnych. W swojej pracy stawia na szybkie rozwiązania, dobrą komunikację z klientem i skuteczną koordynację procesów.
Porozmawiaj na Linkedin.
